Dokumentu pārvaldība ir viena no vissvarīgākajām SharePoint lietām. Uzņēmējdarbībā dokumenti bieži vien ir attīstošas lietas. Tie var sākties pakalpojumā OneDrive darbam un nonākt organizācijas komandas vietnē. Dokumenti bieži maina atrašanās vietu, tāpēc ir ļoti svarīgi zināt dokumentu pārvietošanas smalkumus programmā SharePoint.
Vairāki veidi, kā to izdarīt
Ikviens, kurš ir strādājis ar SharePoint, zina, ka ir daudz veidu, kā paveikt konkrētu uzdevumu. Dokumentu pārvietošana nav izņēmums. Tas, vai beidzot izmantojat failu pārlūku vai migrācijas rīku, ir atkarīgs no vairākiem faktoriem, piemēram, pārvietoto dokumentu skaita, versiju vēstures saglabāšanas nozīmes, metadatiem un citiem.
1. File Explorer
Lai pārvietotu dokumentu, izmantojot programmu File Explorer, atveriet gan mērķa, gan avota dokumentu bibliotēku (nav svarīgi, vai tā ir viena un tā pati vietne). Izvēlieties Failu pārlūks nolaižamajā izvēlnē. Tādējādi katrai bibliotēkai tiek atvērts pētnieka skats. Izmantojiet vilkšanu un nomešanu, lai pārvietotu vienumus starp diviem pārlūka skatiem.
Varat pārvietot gan mapes, gan failus un saglabāt satura tipus, ja gan avota, gan mērķa atrašanās vietai ir noteikti satura tipi. Šī metode arī saglabā pielāgotos metadatus, ja gan avota, gan mērķa atrašanās vieta ir noteikta, izmantojot vienus un tos pašus metadatus.
Tomēr process ir manuāls, un tas drīzāk ir kopija, nevis pārvietošana, kas nozīmē, ka pēc pārvietošanas jums ir jāizdzēš avota vienumi. Tas nesaglabā versiju vēsturi vai izveidoto, izveidoto, modificēto un modificēto pēc rekvizītiem.
2. Pārvietot uz/Kopēt uz
Lai gan noderīgs un vienkāršs, Pārvietot uz un Kopēt uz komandas ir pieejamas tikai SharePoint Online. Šī opcija ļauj pārvietot dokumentus no OneDrive darbam vai SharePoint uz galamērķi pakalpojumā SharePoint vai OneDrive. Atlasiet failu un noklikšķiniet uz vienas no divām komandām. The Pārvietot uz opcija pārvietos jūsu dokumentu ar metadatu un versiju vēstures aizsardzību uz citu mapi tajā pašā bibliotēkā, uz citu bibliotēku vai citu vietni.
Šī metode ir lieliski piemērota galalietotājiem, jo tā ir vienkārša un vienkārša. Tas ļauj kopēt un pārvietot gan failus, gan mapes. Labākais ir tas, ka tajā tiek saglabāti satura veidi, pielāgota metadatu versiju vēsture, un izveidots, izveidots, modificēts un pārveidots pēc īpašībām. The Kopēt lai komandētu, tomēr saglabā tikai jaunāko versiju — galvenais mīnuss acīmredzami ir fakts, ka šī metode ir ekskluzīva tikai SharePoint Online.
3. Pārvaldīt saturu un struktūru
Ja iespējosit SharePoint Server publicēšanas infrastruktūras līdzekli, pārejot uz vietni, varēsit redzēt saiti Pārvaldīt saturu un struktūru Vietnes administrēšana. Izmantojot šo funkciju, varat pārvietot/kopēt dokumentus. Šis ir viens no labākajiem uzlaušanas veidiem, kas palīdzēs pārvietot vairākus dokumentus vienlaikus, vienlaikus saglabājot versiju vēsturi, ko ir izveidojis, izveidojis, modificējis un modificējis rekvizīti. Izmantojot šo metodi, tiek saglabāti arī satura tips un metadati.
Tomēr jums būs jāieslēdz publicēšanas funkcija. Pat tad jūs nevarēsit pārvietot vairākas mapes. Iespējams, šīs metodes lielākais trūkums ir tas, ka, lai to izmantotu, jums ir jābūt vietnes īpašniekam. Ak, un tas darbojas tikai vienā vietnē.
4. Satura organizators
Vienkārši aktivizējiet satura organizētāja funkciju un pēc tam atlasiet maršrutēšanas noteikumus, kurus vēlaties izmantot, un ievietojiet dokumentu, kuru vēlaties pārvietot, nolaižamajā bibliotēkā. Šī metode ļauj arī pārvietot dokumentus uz jebkuru citu vietni. Konfigurēšana aizņem kādu laiku, taču jums tas ir jādara tikai vienu reizi. Tas arī saglabā satura tipus un pielāgotos metadatus.
Lai gan tas nesaglabā versiju vēsturi un tam ir nepieciešams administrators, tam ir noderīga funkcija, kas ļauj novirzīt dokumentu mapē.
5. SharePoint migrācijas rīks
Microsoft zina, ka dokumentu pārvietošana pakalpojumā SharePoint var būt nedaudz sarežģīta. Tāpēc uzņēmums nāca klajā ar bezmaksas SharePoint migrācijas rīku. Šis rīks apstrādā visu, sākot no mazām līdz lielapjoma migrācijām, kas var ietvert failus, mapes un pat sarakstus no jūsu SharePoint vietnes. Vienumi tiek pārvietoti uz OneDrive vai SharePoint.
Acīmredzamākais šīs metodes ieguvums ir rīka spēja apstrādāt lielas migrācijas. Tas ir arī ļoti pielāgojams un saglabā versiju vēsturi. Tomēr tas nav saderīgs ar SharePoint versijām pirms 2013. gada. Turpretim daži trešo pušu migrācijas produkti ir ievērojami vairāk pielāgojami.
6. Trešo pušu produkti
Lielākā daļa kvalitatīvo trešās puses dokumentu migrācijas produktu nav bezmaksas, taču tie parasti darbojas lieliski, īpaši liela mēroga migrācijas gadījumā. Tie mēdz būt mērogojami un ļoti pielāgojami. Lielākā daļa šo produktu spēj saglabāt visu, tostarp satura tipus, metadatus, visus rekvizītus un versiju vēsturi.
No otras puses, šī metode maksā naudu. Ja ņemat vērā faktu, ka maksājat par rīku, kas palīdzēs pārvietot dokumentus, jūs sāksit brīnīties, kāpēc SharePoint jau nav iekļauta lietotājam draudzīga opcija. Vēl viens trūkums ir tas, ka trešo pušu produktiem ir nepieciešams administrators, lai tos konfigurētu un palaistu.
7. Pielāgots risinājums
Visbeidzot, varat kodēt savu pielāgoto risinājumu, izmantojot dažādas metodes, piemēram, REST API. Galalietotājam nekas nav jāmaršrutē, jūs varat pielāgot tik daudz, cik vēlaties, un jūs varat pārliecināties, ka viss tiek saglabāts dokumentos. No otras puses, jums ir jāspēj kodēt un pavadīt kādu laiku koda rakstīšanai un uzturēšanai, kas var būt īpaši sarežģīti produkta atjaunināšanas laikā.
Izvēlieties savu metodi
Ir vēl vairāk metožu dokumentu pārvietošanai programmā SharePoint, taču tām vajadzētu apmierināt lielāko daļu jūsu vajadzību. Vispirms apsveriet, kas jums nepieciešams, un drīz jūs precīzi zināt, kuru metodi izmantot katram.
Kurai no šīm metodēm jūs dodat priekšroku? Vai esat izmantojis vairāk nekā vienu? Apspriest.