1. attēls no 6
Miljoniem cilvēku izmanto Microsoft Outlook, lai pārvaldītu savu e-pastu un kalendāru gan darbā, gan mājās. Tas liecina par tā lietderību, taču patiesība ir tāda, ka daži cilvēki patiešām zina, kā maksimāli izmantot tā funkcijas.
Apgūstot dažus vienkāršus trikus, varat ietaupīt laiku, palīdzēt strādāt efektīvāk un pat sinhronizēt mājas un darba dzīvi. Šie padomi ir paredzēti Outlook 2013, 2016, 2019 un Microsoft 365, taču daudzi no tiem attiecas arī uz vecākām Outlook versijām.
1. padoms: novērsiet atkārtotu rakstīšanu, izmantojot ātrās daļas
Ja jums regulāri jāievada standarta teksta bloks, varat to saglabāt kā a "Ātrā daļa" ērtai ievietošanai savos e-pastos.
- Iezīmējiet tekstu komponista logā.
- Noklikšķiniet uz "Ievietot" cilni, lai izvērstu lentes izvēlni.
- Izvēlieties “Ātrās daļas” un izvēlēties “Saglabājiet atlasi ātro daļu galerijā.
- Klikšķis "LABI" uznirstošajā rāmī, lai saglabātu jauno ātrās daļas frāzi.
Nākotnē, kad sāksit rakstīt to pašu teksta bloku, tas tiks parādīts kā ieteikums. Sist "atgriezties" lai ievietotu tekstu pilnībā. Varat arī atlasīt savu frāzi ar peli, izmantojot “Ātrās daļas” nomest lejā. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tā, lai skatītu izvietojuma opcijas, vai rediģējiet un pārvaldiet ātrās daļas un citus "veidošanas blokus".
Padoms Nr. 2: uzrakstiet ziņojumu, lai to piegādātu nākotnē
Ja jums ir kādas ziņas vai ziņojumi, kurus nevēlaties nekavējoties kopīgot, programma Outlook ļauj atlikt piegādi līdz noteiktam laikam.
- Uzrakstiet savu e-pastu un pievienojiet adresātu. Sagatavojiet visu nosūtīšanai kā parasti.
- Noklikšķiniet uz cilnes "Opcijas". Zem tā parādīsies izlidošanas izvēlne.
- Klikšķiniet uz “Piegādes kavēšanās” vai atlasiet mazo bultiņas ikonu sadaļā "Sūtīt” lodziņā atkarībā no jūsu Outlook versijas un OS.
- Uznirstošajā rāmī izvēlieties datumu un laiku, kurā vēlaties, lai saņēmējs saņemtu e-pasta ziņojumu, un pēc tam noklikšķiniet uz “Aizvērt” vai "Sūtīt" atkarībā no jūsu Outlook versijas un OS.
- Klikšķis "Sūtīt" kad pabeigts.
- Ja izmantojat Exchange serveri, tagad varat aizvērt programmu Outlook. Ja izmantojat POP vai IMAP, jums būs jāatstāj programma atvērta, līdz ir pagājis norādītais nosūtīšanas laiks.
Varat arī atjaunināt datumu un laiku vai pilnībā izdzēst ziņojumu pirms tā nosūtīšanas. Apmeklējiet "Melnraksti" mapi un noklikšķiniet uz "Atcelt sūtīšanu." Pēc tam varat atkārtoti izveidot ziņojumu un nosūtīt to jaunā datumā vai laikā.
3. padoms: izveidojiet mapi bieži sastopamiem meklējumiem
Jūs vienmēr varat meklēt pašreizējā mapē, ierakstot vārdus vai frāzes meklēšanas laukā, kas atrodas virs ziņojumu saraksta. Tomēr bieži meklētajiem vienumiem varat vienkāršot darbu, izmantojot a "Meklēt" mapi.
Dodieties uz "Mape" cilni un ar peles labo pogu noklikšķiniet uz "Meklēt mapi" lai tādu izveidotu. Izvēlieties no dažādām veidnēm (e-pasta ziņojumi no konkrētiem cilvēkiem, pasts, kas atzīmēts kā svarīgs utt.) vai iestatiet savus kritērijus, izmantojot “Izveidot pielāgotu meklēšanas mapi” opciju.
Jūsu jaunā meklēšanas mape tiek parādīta mapju rūtī Outlook loga kreisajā pusē; noklikšķiniet uz tā, lai redzētu ziņojumus, kas atbilst jūsu izvēlētajiem nosacījumiem. Ar peles labo pogu noklikšķiniet un atlasiet "Pārdēvēt mapi" lai piešķirtu tai ērtu nosaukumu.
4. padoms: automatizējiet periodiskos uzdevumus, izmantojot ātrās darbības
Ja regulāri veicat kādu noteiktu uzdevumu, piemēram, pārsūtāt ienākošo e-pastu kolēģim vai uzaicināt adresātu grupu uz sapulci, Ātrie soļi var ietaupīt laiku. Jūs atradīsit iepriekš definētu komplektu Ātrie soļi vidū Mājas cilnē, bet funkcijas patiesais spēks ir, definējot savu.
Noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas un atlasiet “Jauns ātrais solis” lai izveidotu pielāgotu darbību secību, kas var klasificēt, pārvietot, atzīmēt un dzēst ziņojumus ar vienu peles pieskārienu.
Noklikšķinot uz izvilkšanas bultiņas, kas atrodas apakšējā labajā sadaļā “Ātrie soļi” lentes grupa, atver dialoglodziņu, kurā varat dublēt un rediģēt īsinājumtaustiņus, lai varētu izveidot dažādas motīva variācijas.
5. padoms. Kārtojiet pastu, izmantojot noteikumus un nosacījumu formatējumu
The "Noteikumi" nolaižamajā izvēlnē 'Pārvietot' sadaļā 'Mājas' cilne nodrošina opcijas, lai izveidotu un pārvaldītu noteikumus automātiskai ziņojumu apstrādei, tiklīdz tie tiek saņemti. Ja atlasāt ziņojumu pirms noklikšķināšanas, tas piedāvās izveidot kārtulu, kas ietekmē līdzīgus ziņojumus. Izvēlieties “Izveidot kārtulu” un jums tiks dota iespēja iestatīt visu veidu kritērijus, kas jāpārbauda, tostarp sūtītājs, adresāts, izmērs, datums utt. Jūs arī izvēlaties, kas notiks ar e-pastiem, kas atbilst iestatītajiem kritērijiem.
Līdzīga iezīme ir Nosacījuma formatēšana, kuru atradīsit, noklikšķinot “Skatīšanas iestatījumi” kam sekoja "Skatīt" cilne. Tas nepārvieto un neapstrādā ziņojumus, bet parāda e-pasta ziņojumus, kas atbilst noteiktiem kritērijiem noteiktā fontā un krāsā, lai jūs varētu tos uzreiz pamanīt savā iesūtnē.
6. padoms: automātiski notīriet nevajadzīgos ziņojumus
Ja vēlaties ietaupīt vietu vai sakārtot smagnējo e-pasta taku, Satīrīt rīks programmā Outlook 2013 un jaunākās versijās var palīdzēt. Tā analizē visu e-pasta sarunu un izdzēš visus ziņojumus, kas ir pilnībā citēti nākamajā ziņojumā — tādējādi jūs joprojām varat redzēt, kas ir teikts, pārbaudot nākamos ziņojumus.
Izmantot Satīrīt, noklikšķiniet uz tās nolaižamās izvēlnes "Mājas" cilni un izvēlieties, vai vēlaties sakārtot vienu sarunu vai visu mapi. Lai ieviestu turpmāku iestatījumu kontroli, noklikšķiniet uz "Iestatījumi" pogu uznirstošajā brīdinājumā, lai izvēlētos, kādi ziņojumi ir jāizdzēš un kuri jāatstāj atsevišķi.
7. padoms: deleģējiet piekļuvi savam pastam un kalendāram
Ja konkrētas situācijas vai notikuma dēļ jums ir jānodrošina piekļuve Outllok kontam citai personai, varat īslaicīgi ļaut kādam citam pārvaldīt jūsu iesūtni un tikšanās. Lai to iestatītu, atveriet "Fails" cilni, pēc tam noklikšķiniet uz "Konta iestatījumi" nolaižamajā izvēlnē un atlasiet “Deleģēt piekļuvi”. Klikšķis “Pievienot” un ievadiet tās personas (vai personu) vārdu, kurai vēlaties piešķirt piekļuvi.
Jūs redzēsit atļauju nolaižamo izvēlņu kopu. Noklusējuma iestatījumi ļauj delegātam piekļūt un atjaunināt jūsu kalendāru un uzdevumu sarakstu, savukārt e-pasts un kontaktpersonas paliek privāti. Jūs varat pielāgot atļaujas savām vajadzībām.
Piezīme: Delegātam ir jāizmanto tā pati Outlook versija, ko jūs, un vienumiem, kuriem vēlaties piekļūt, ir jābūt saglabātiem Exchange serverī. Delegāts nevarēs piekļūt jūsu pastkastei, kas atrodas jūsu cietajā diskā.
8. padoms: pārvaldiet lasīšanas kvītis
Par laimi, programma Outlook darbojas pietiekami labi, lai pirms lasīšanas apliecinājuma nosūtīšanas lūgtu atļauju; varat vēl vairāk pielāgot tā darbību, noklikšķinot uz "Fails" cilne, atvēršana "Opcijas", izvēloties "Pasts" skatu un ritinot uz leju līdz "Izsekošana" sadaļā. Lai konfigurētu nosūtīto kvīšu pieprasījumu biežumu, izvēlieties "vienmēr" vai "nekad," vai konfigurējiet savus kvīts pieprasījuma iestatījumus.
Viena noderīga iespēja ir iespēja pieprasīt piegādes kvīti, kas apstiprina, ka jūsu e-pasts ir sasniedzis adresāta pasta serveri, nepieprasot paziņojumu, kad tas faktiski ir atvērts.
9. padoms: laika joslas
Ja ceļojat darba dēļ, jūs zināt, cik neapmierināti ir sapulces un tikšanās programmā Outlook, kas tiek rādīta nepareizā vietējā laikā. Par laimi, jūs varat kontrolēt laika joslas savos iestatījumos. Zem "Fails" Meklēt "Opcijas" un atlasiet "Kalendārs" lai atvērtu savu "Laika zona" iestatījumi. Kad būsiet mainījis vietējo laika joslu, e-pasta laikspiedoli un kalendāra ieraksti tiks rādīti ar atbilstošu nobīdi.
Varat arī konfigurēt otru laika joslu, kas tiek rādīta, lai, piemēram, varētu sekot līdzi laikam, kad ir mājās, vai redzēt, cik pulkstens ir jūsu kolēģiem ārzemēs, lai nodrošinātu, ka jūs viņus uztverat darba laikā un t sazināties ar viņiem neērtā diennakts laikā. Klikšķis “Mainīt laika joslas” lai viegli pārslēgtos no vienas vietas uz citu.
10. padoms: izmantojiet līmlapiņu funkciju
Programma Outlook ietver iebūvētu piezīmju piezīmju līdzekli, lai palīdzētu jums atgādināt vai ņemt vērā svarīgu informāciju. Nospiediet "Ctrl + Shift + N" no jebkuras vietas Outlook saskarnē, lai izveidotu jaunu piezīmi, kuru var vilkt un novietot jebkurā ekrāna vietā. Pēc noklusējuma piezīmes tiek rādītas gaiši dzeltenā krāsā, taču varat tās piešķirt kategorijām, kas liek tām pārslēgties uz saistīto krāsu.
Lai pārvaldītu savas piezīmes, noklikšķiniet uz "Piezīme" ikonas apakšā "Skatīt" panelis. No turienes varat kopēt, kārtot un drukāt piezīmes. Varat arī meklēt piezīmes, kas satur noteiktu tekstu, izmantojot lauku loga augšējā labajā stūrī.
11. padoms. Šifrēts e-pasts
Ja vēlaties pierādīt, ka ziņojumi patiešām ir no jums, programma Outlook var kriptogrāfiski parakstīt jūsu e-pastus. Varat pat spert soli tālāk un šifrēt tekstu un pielikumus, lai tos varētu lasīt tikai tie adresāti, ar kuriem esat kopīgojis atslēgu. Lai to iestatītu, atveriet “Uzticības centra iestatījumus”, noklikšķinot uz “Fails | Iespējas | Uzticības centrs” un atlasot "E-pasta drošība."
E-pasta šifrēšana un ciparparaksta pievienošana ir tikpat vienkārša kā atbilstošo rūtiņu atzīmēšana, taču jums būs jāizveido un jāimportē digitālais ID ja jums tāda vēl nav. Klikšķis “Get a Digital ID…” lai skatītu saites uz virkni pakalpojumu sniedzēju, tostarp Comodo, kas piedāvā bezmaksas e-pasta sertifikātus.